Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der ApplyX-Anwendung ist:

2. Grundlegendes

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze (DSGVO, BDSG). Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Deine Daten werden verschlüsselt gespeichert und ausschließlich für die nachfolgend genannten Zwecke verarbeitet.

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Anwendung wird bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben (Serverstandort Deutschland). Beim Aufruf erhebt der Server automatisch Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene Ressource, User-Agent) in Logfiles. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Inhalte sowie der Sicherheit und Stabilität des Betriebs. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) mit dem Hoster liegt vor.

Hochgeladene Dateien werden in einem selbst gehosteten Objektspeicher (MinIO) abgelegt, der auf derselben Infrastruktur in Deutschland betrieben wird. Eine Weitergabe an externe Speicheranbieter findet insoweit nicht statt.

4. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies und lokale Speicher ein: Für die Anmeldung wird ein Refresh-Token als HttpOnly-Cookie mit den Attributen Secure und SameSite gesetzt. Das Access-Token wird nur im Arbeitsspeicher des Browsers gehalten und nicht dauerhaft gespeichert. Zusätzlich kann deine Theme-Einstellung (hell/dunkel) im localStorage abgelegt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; da diese Speicherung für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist, ist keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG erforderlich.

Analyse-, Tracking- oder Werbe-Tools setzen wir nicht ein. Es werden keine Drittanbieter-Cookies gesetzt, daher verwenden wir auch keinen Cookie-Banner.

5. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung von ApplyX legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und dein Passwort in gehashter Form. Optional kannst du dich per Social-Login über Google oder Apple anmelden; dabei erhalten wir von dem jeweiligen Anbieter die zur Kontoerstellung nötigen Angaben (Name, E-Mail-Adresse). Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Bewerbungs- und Profildaten

Zur Erbringung unserer Leistung verarbeiten wir die von dir eingegebenen und hochgeladenen Daten: Profilangaben, Lebensläufe, Anschreiben, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, ein optionales Bewerbungsfoto sowie deine gespeicherten Jobs und Bewerbungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dokumente werden in unserem selbst gehosteten Speicher abgelegt. Von dir hinterlegte API-Schlüssel werden verschlüsselt (AES-GCM) gespeichert.

Hinweis zu besonderen Kategorien: Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen können Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten (z. B. Angaben zu Gesundheit, Religion oder Gewerkschaftszugehörigkeit). Solche Daten verarbeiten wir nur auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Auto-Bewerben: Unser Dienst ApplyX füllt Bewerbungsformulare aus bzw. versendet Bewerbungen ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Bestätigung und in deinem Auftrag. Ohne deine Bestätigung erfolgt kein Versand.

7. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Für die Erstellung von Anschreiben, den Zuschnitt deines Lebenslaufs auf eine Stelle, die ATS-Analyse sowie für Embeddings zur Jobsuche und Passungsbewertung nutzen wir den KI-Dienst der OpenAI, L.L.C., 1735 Third Street, San Francisco, CA 94103, USA. Dabei werden Inhalte deines Profils und deiner Lebenslauftexte sowie die jeweilige Stellenbeschreibung übermittelt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für besondere Kategorien zusätzlich deine ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Die Übermittlung in die USA ist über den EU-U.S. Data Privacy Framework abgesichert (OpenAI ist zertifiziert) sowie ergänzend über EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Über die API übermittelte Daten werden von OpenAI standardmäßig nicht zum Training von Modellen verwendet.

8. E-Mail-Synchronisation (Antwort-Tracking)

Optional kannst du dein E-Mail-Postfach verbinden, damit wir Antworten auf deine Bewerbungen erkennen und den Bewerbungsstatus automatisch aktualisieren können: dein Gmail-Postfach über Google (Gmail API) oder dein Outlook-/Microsoft-365-Postfach über Microsoft (Microsoft Graph). Der Zugriff erfolgt ausschließlich lesend und nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst die Verbindung jederzeit trennen und die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden (Google, Microsoft), ist dies über den EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.

9. Warteliste

Vor dem öffentlichen Start kannst du dich auf unserer Website in eine Warteliste eintragen. Dabei speichern wir deine E-Mail-Adresse, die eingestellte Sprache, die Stelle der Website, über die du dich eingetragen hast, sowie Kampagnenkennungen (utm_source, utm_medium, utm_campaign) und die verweisende Seite, sofern du über einen Link oder eine Anzeige zu uns gekommen bist. Zweck ist, dich einmalig zu benachrichtigen, sobald der Zugang geöffnet ist, und auszuwerten, über welche Kanäle Interessenten uns finden.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung, die du mit dem Absenden des Formulars erteilst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Angabe ist freiwillig, ohne E-Mail-Adresse ist der Eintrag nicht möglich. Deine IP-Adresse speichern wir zu deinem Wartelisten-Eintrag nicht.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Eine Nachricht an datenschutz@applyx.de genügt, dann löschen wir deinen Eintrag. Spätestens nach dem öffentlichen Start und der einmaligen Benachrichtigung löschen wir die Wartelisten-Daten, soweit du bis dahin kein Nutzerkonto angelegt hast. Die Daten der Warteliste geben wir nicht an Dritte weiter.

Schutz des Formulars (Cloudflare Turnstile)

Auf unserer Website kannst du dich in eine Warteliste eintragen. Um dieses Formular vor automatisierten Eintragungen zu schützen, setzen wir den Dienst Turnstile der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA ein. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch und an der Funktionsfähigkeit des Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Verarbeitet werden dabei deine IP-Adresse, Informationen zu Browser und Endgerät sowie Interaktionssignale der Seite, um zu bewerten, ob die Eintragung von einem Menschen stammt. Turnstile setzt keine Cookies zur Wiedererkennung und bildet kein Nutzerprofil.

Das Turnstile-Skript wird nicht bereits beim Aufruf der Seite geladen, sondern erst, wenn du das Wartelisten-Formular benutzt, also das E-Mail-Feld oder die Schaltfläche zum Absenden ansteuerst. Rufst du die Seite auf, ohne das Formular zu verwenden, entsteht keine Verbindung zu Cloudflare.

Dabei werden Daten an Cloudflare in die USA übermittelt. Die Übermittlung ist über EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von Cloudflare unter cloudflare.com/privacypolicy.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Daten nur an sorgfältig ausgewählte Dienstleister weiter, die für uns tätig sind:

• Hetzner Online GmbH (Hosting und Speicher), Sitz Deutschland. Keine Drittlandübermittlung.
• OpenAI, L.L.C. (KI-Verarbeitung), Sitz USA. Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Google Ireland Ltd. / Google LLC (Anmeldung per Google-Konto, Gmail-Postfachabgleich), Sitz Irland/USA. Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corp. (Anmeldung per Microsoft-Konto, Outlook-Postfachabgleich), Sitz Irland/USA. Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.
• Cloudflare, Inc. (Schutz des Wartelisten-Formulars vor automatisierten Eintragungen), Sitz USA. Absicherung: Standardvertragsklauseln.
• Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc. (Zahlungsabwicklung für Abonnements), Sitz Irland/USA. Absicherung: EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Mit allen externen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Selbst betriebene Komponenten (der Jobindex- und Auto-Apply-Dienst „ApplyX“ sowie der Objektspeicher) laufen auf unserer eigenen Infrastruktur. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten bis zur Löschung deines Kontos bzw. bis zum Widerruf der jeweiligen Einwilligung. Danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. Rechnungs- und Steuerdaten, die 6 bis 10 Jahre aufzubewahren sind). Für Einträge in die Warteliste gilt die in Abschnitt 9 genannte Frist: Löschung auf Widerruf, spätestens nach der einmaligen Benachrichtigung zum Start.

12. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Jederzeitiger Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an datenschutz@applyx.de.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die für den Verantwortlichen zuständige Landesdatenschutzbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Rechtslage oder Verarbeitungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.